Что вы узнаете
- Какие существуют варианты доказательств получения документа
- Что подтверждает опись, а что уведомление
- Как оформляется уведомление о вручении
Начало - Урок 4
Как получить подтверждение того, что документ вручен
В судебном споре часто требуется доказать, что одна сторона вовремя направила другой те или иные документы. Поэтому важно не только вручить их адресату, но и сохранить доказательство того, что документы были вручены.
Доказательства будут разными в зависимости от того, как именно документ направили адресату: Почтой России, лично или по электронным каналам связи.
Как подтвердить вручение документа, отправленного почтой
Направляйте документы письмом с объявленной ценностью («ценное письмо»). У этого вида почтовых отправлений есть опись вложения и уведомление о вручении.
Опись подтвердит, что вы отправили адресату конкретный документ, а не пачку чистой бумаги, а уведомление – что адресат этот документ действительно получил.
Опись вложения оформляют на бланке ф.107. Вы можете получить этот бланк в почтовом отделении или заранее скачать его с сайта Почты России и заполнить в двух экземплярах.
Помимо названия документа (претензия, иск, бюллетень и т.д.) укажите в описи еще и его основное содержание. Если этого не сделать, недобросовестный контрагент может заявить в суде, что вы отправили ему документ, который касался совсем другого вопроса.
В дополнительных материалах к этому уроку вы найдете заполненный образец бланка ф.107.
Если вы заполните этот бланк заранее, на почте останется только заверить готовую опись. Для этого отдайте сотруднику почты два заполненных экземпляра бланка ф.107 и те документы, которые вы собираетесь отправить. Не спешите запечатывать конверт: его надо передать сотруднику почты в открытом виде, чтобы он мог сверить опись с содержимым. Один экземпляр описи он вернет вам, а второй вложит в конверт.
Уведомление о вручении оформляют на бланке ф.119. Как и опись вложения, этот бланк вы должны заполнить сами и отдать его сотруднику почты вместе с основным письмом. В отличие от описи, уведомление достаточно оформить в одном экземпляре.
Уведомление о вручении – основное доказательство доставки письма. До того как получите от почты уведомление с подписью адресата, сохраните документы, которые станут дополнительным доказательством.
В момент отправки сотрудник почты выдаст вам квитанцию, в которой указан идентификатор (трек-номер):
По трек-номеру можно отследить движение письма на сайте «Почты России».
На странице с информацией о вашем письме появится дата, когда оно было доставлено адресату. Распечатка этой страницы с информацией об отслеживании писем пригодится вам как дополнительное доказательство того, что адресат получил письмо.
Основным доказательством будет уведомление о вручении, которое почта направит вашей компании. В уведомлении будет указан конкретный человек, который получил письмо, и будет стоять его подпись.
Квитанцию и уведомление храните вместе с вашим экземпляром отправленного документа, чтобы потом было легче их найти.
Если контрагент заявит, что документы от вас не получал, и при этом у вас не будет уведомления о вручении, придется обратиться к нотариусу. Он оформит протокол нотариального осмотра страницы сайта об отслеживании писем с трек-номером вашего письма
Как подтвердить, что документ передали лично
Возьмите с собой два экземпляра документа: сам документ и его копию. Основной документ передадите адресату, а на копии вам проставят отметку о приеме.
В процессе регистрации входящего документа данные о нем заносят в регистрационный журнал организации – так он получает входящий номер. Этот номер вместе с датой регистрации указывают в нижнем правом углу первого листа или на обороте документа.
В этой отметке принято указывать наименование организации-получателя. Указывают также, какое должностное лицо и когда получило документ.
Пример отметки о получении документа:
В правильной отметке должны быть:
- указание на то, что документ получен
- должность получателя
- фамилия и инициалы получателя
- наименование компании
- подпись
- дата
- входящий номер
- дата регистрации документа
Часто бывает, что организация, получившая письмо, не соблюдает описанные выше требования. Секретарь, принимающий документ, ставит на нем только номер и дату или вовсе обходится простой подписью.
Не соглашайтесь на такую усеченную отметку, поскольку она не будет служить доказательством вручения.
Общее правило – нужно получить максимальное количество реквизитов, чтобы подтвердить вручение документа. Оцените, насколько имеющихся у вас данных достаточно, чтобы подтвердить факт вручения. Если их недостаточно, то продублируйте отправку письма иным способом, например «Почтой России»
Как подтвердить вручение по электронной почте
Направить сообщение по электронной почте, факсу или иным электронным каналам связи можно, только если в договоре между сторонами зафиксирован именно такой способ передачи сообщений, связанных с исполнением этого договора.
Чтобы доказать факт вручения, нужно:
- подтвердить принадлежность адреса электронной почты;
- определить дату и время отправки писем;
- установить содержание писем и вложенных документов.
Обычно суду достаточно, что письмо вы отправили именно по тому адресу электронной почты, который указан в договоре. Если возникнут сомнения, подтвердить принадлежность адреса поможет доменное имя, входящее в состав адреса электронной почты. Администратор домена – это пользователь, на имя которого зарегистрировано доменное имя в реестре. Публичный доступ к информации о доменном имени предоставляет служба WHOIS.
Таким образом, вместе с перепиской можно представить суду распечатку с сайта службы WHOIS, на которой указано, что администратором доменного имени является ваш контрагент.
Самое важное
Доказательства получения документа будут разными в зависимости от того, как именно документ направили адресату: Почтой России, лично или по электронным каналам связи.
Опись подтвердит, что вы отправили адресату конкретный документ, а не пачку чистой бумаги, а уведомление – что адресат этот документ действительно получил.
Уведомление о вручении оформляют на бланке ф.119.
Урок 5
Как получить документ в канцелярии госоргана
