Как запросить и получить документы

Что вы узнаете

• Как узнать адрес, правила направления и время приема
• Как составлять запросы
• Как узнать контакты исполнителя по вашему запросу

Шаг 1. Изучите официальный сайт госоргана

Вам нужно проверить на сайте следующую информацию:

- график работы госоргана и подразделения, которое ведет прием корреспонденции;
- порядок направления запроса;
- срок обработки запроса и подготовки ответа;
- способ получения ответа.

Пример контактной информации на сайте Минюста России:

Эту информацию лучше дополнительно перепроверить у сотрудников госоргана. Найдите контактный номер на официальном сайте, позвоните и спросите, действительно ли установлен именно такой порядок обращения.

Шаг 2. Подготовьте запрос в госорган

Определите, в какой форме должен быть запрос. Большинство госорганов не предусматривает специальной формы обращения, поэтому составляйте запрос в произвольном виде.

В запросе укажите:

- наименование и реквизиты обращающегося лица;
- исходящий номер запроса;
- контактные данные исполнителя запроса (номер телефона и адрес электронной почты);
- основание для запроса;
- перечень запрашиваемых документов или информации.

Отдельно укажите, каким способом вы хотите получить документы. Иначе государственный орган направит ответ в том порядке, который является для него стандартным. Например, вы хотели забрать документ лично, а госорган по умолчанию отправит его почтой.

Если ваш запрос подписывает не руководитель организации, то приложите к запросу доверенность на подписанта.

Если для обращения в госорган предусмотрена специальная форма, нужно скачать ее на официальном сайте (или в справочной системе) и заполнить. Например, для запроса информации в Росреестре нужна именно специальная форма.

Пример объявления на сайте Росреестра

Шаг 3. Направьте запрос в госорган и получите подтверждение

Обеспечьте доставку запроса в госорган. Порядок приема запросов лучше уточнить на сайте госоргана или по телефону горячей линии. Чаще всего госорганы допускают любой из двух следующих вариантов обращения.

Вариант 1. Передать документ лично. Посетите госорган в часы приема и передайте документ уполномоченному лицу под отметку. Обычно документы принимает канцелярия. Экземпляр с отметкой сохраните у себя.

В некоторых госорганах отметку на экземпляр заявителя не ставят. Например, в Министерстве экономического развития. В этом случае просто передайте документ или опустите его в ящик для корреспонденции.

Вариант 2. Направить запрос Почтой России. Отправьте документ ценным письмом с описью вложения. Сохраните квитанцию о направлении. C помощью почтового идентификатора вы сможете отслеживать информацию о получении запроса госорганом на сайте Почты России.

Шаг 4. Получите контакты исполнителя

Чтобы узнать исполнителя вашего запроса, позвоните по контактному телефону гос органа и назовите исходящий номер запроса. Если канцелярия в отметке на вашем экземпляре проставила входящий номер, назовите и его.

Попросите дать вам контактный номер исполнителя, который занимается вашим запросом.

Свяжитесь с исполнителем и уточните статус рассмотрения запроса и срок подготовки документов.

Шаг 5. Получите документы

Согласуйте с исполнителем дату и форму передачи документов.

Если получаете документ лично, то возьмите с собой доверенность от компании и сделайте копию, так как сотрудник гос органа может попросить вас передать ему копию доверенности.

При получении проверьте форму и содержание документа. Если он имеет дефекты, то сразу укажите на это исполнителю.

Самое важное

Урок 6

Как ознакомиться с делом в суде